Di industri yang sensitif terhadap mutu — makanan, farmasi, kosmetik, dan manufaktur — stok bukan sekadar angka. Ada batch, tanggal kedaluwarsa, dan jejak yang harus dijaga. Di sinilah FIFO, FEFO, dan Lot Number saling melengkapi agar gudang lebih akurat dan aman.
1. Kenapa Tiga Hal Ini Penting?
- Mutu produk — barang yang lebih dulu kedaluwarsa harus keluar lebih dulu.
- Kepatuhan — farmasi dan makanan memiliki aturan ketat soal batch dan tanggal.
- Penarikan produk (recall) — bila ada masalah, harus bisa melacak batch mana dan ke siapa dikirim.
- Mengurangi kerugian — stok kedaluwarsa yang menumpuk adalah uang yang hangus.
2. FIFO — First In, First Out
FIFO mengeluarkan stok yang paling lama masuk lebih dulu.
- Cocok untuk barang yang tidak memiliki tanggal kedaluwarsa ketat: bahan baku, komponen, suku cadang.
- Tujuan: mencegah barang "mengendap" bertahun-tahun di rak belakang.
- Contoh: manufaktur komponen logam — batch penerimaan Januari keluar sebelum batch Maret.
3. FEFO — First Expired, First Out
FEFO mengeluarkan stok yang paling cepat kedaluwarsa lebih dulu — bukan yang paling lama masuk.
- Wajib untuk produk makanan, minuman, farmasi, kosmetik, dan bahan kimia.
- Bisa jadi batch yang masuk terakhir justru keluar lebih dulu karena tanggal kedaluwarsanya lebih dekat.
- Tujuan: meminimalkan barang kedaluwarsa dan menjaga mutu.
FIFO vs FEFO: FIFO berdasarkan urutan masuk; FEFO berdasarkan tanggal kedaluwarsa. FEFO lebih ketat dan lebih aman untuk produk berumur simpan.
4. Lot Number & Serial Number
Lot Number (nomor batch) menandai sekelompok produk yang dibuat/diterima bersama — mis. satu produksi yogurt tanggal 12 Agustus.
Serial Number menandai satu unit unik — mis. satu unit alat medis dengan nomor sendiri.
- Traceability — tahu batch mana yang masuk, disimpan di mana, dan dikirim ke siapa.
- Recall — bila ada keluhan, bisa menarik batch tertentu tanpa menarik semuanya.
- Kedaluwarsa — lot dapat membawa expiration date untuk FEFO.
5. Perbandingan Singkat
| Aspek | FIFO | FEFO | Lot/Serial |
|---|---|---|---|
| Dasar pengeluaran | Urutan masuk | Tanggal kedaluwarsa | Identitas batch/unit |
| Cocok untuk | Bahan baku, komponen | Makanan, farmasi, kosmetik | Semua yang perlu dilacak |
| Fokus | Mencegah penumpukan | Mencegah kedaluwarsa | Ketertelusuran & recall |
| Di Odoo | Removal strategy FIFO | Removal strategy FEFO | Tracking By Lots / Serial |
6. Contoh Kasus Nyata
Kasus 1 — Produsen Yogurt (FEFO + Lot)
Sebuah pabrik yogurt memproduksi 3 batch per hari dengan masa simpan 21 hari. Tanpa FEFO, batch lama bisa tertinggal di rak belakang dan kedaluwarsa. Dengan FEFO + lot number, pengiriman selalu mengambil batch dengan tanggal kedaluwarsa terdekat. Hasilnya: barang kedaluwarsa turun, dan saat ada keluhan, hanya batch terkait yang ditarik.
Kasus 2 — Distributor Farmasi (FEFO + Recall)
Distributor obat menerima produk dari beberapa pabrik dengan nomor batch berbeda. Saat ada peringatan recall dari pabrik, tim harus tahu batch mana yang ada di gudang dan ke apotek mana dikirim. Dengan lot number + traceability Odoo, penelusuran dilakukan dalam hitungan menit — bukan berhari-hari menelusuri catatan manual.
Kasus 3 — Kosmetik (Lot Produksi & Expiry)
Brand kosmetik memproduksi serum dalam batch besar. Setiap batch punya tanggal produksi dan kedaluwarsa. Dengan FEFO, stok lama tidak menumpuk; dengan lot, brand bisa memastikan hanya batch yang masih layak yang dikirim ke distributor.
Kasus 4 — Manufaktur (FIFO Bahan Baku)
Pabrik komponen mesin menyimpan ribuan bahan baku tanpa tanggal kedaluwarsa. Di sini FIFO cukup: bahan yang diterima lebih dulu dipakai lebih dulu, sehingga tidak ada bahan yang "terlupakan" di gudang.
7. Mengatur di Odoo
- Aktifkan fitur — Inventory → Settings: Lots & Serial Numbers, Expiration Dates, dan Storage Locations.
- Tracking produk — set produk ke By Lots (batch) atau By Unique Serial Number.
- Tanggal kedaluwarsa — isi saat penerimaan produksi; lot membawa tanggal ini.
- Removal strategy — pada lokasi gudang, pilih FIFO atau FEFO (Odoo mendukung keduanya).
- Operasional — saat receipt, isi lot/expiry; saat delivery, Odoo menyarankan lot sesuai strategi.
- Pantau — gunakan laporan stok & lot untuk melihat barang mendekati kedaluwarsa.
8. Best Practice & KPI
Best practice
- Gunakan FEFO untuk semua produk berumur simpan.
- Cetak & tempel label lot/expiry agar mudah dipindai.
- Terapkan barcode saat receipt/delivery untuk akurasi.
- Lakukan cycle count untuk menemukan lot yang mendekati kedaluwarsa.
KPI
- Expired stock value — nilai stok yang kedaluwarsa.
- Shrinkage — susut/kerugian stok.
- Traceability time — kecepatan menelusuri batch saat recall.
- Compliance — kelengkapan data lot/expiry pada transaksi.
Penutup
FIFO, FEFO, dan lot number bukan sekadar istilah gudang — mereka adalah sistem perlindungan mutu dan kepercayaan. Dengan mengaturnya di Odoo, Anda memastikan produk keluar di waktu yang tepat, bisa dilacak saat dibutuhkan, dan tidak ada stok yang terbuang sia-sia. Untuk industri yang sensitif terhadap mutu, ini bukan pilihan — ini keharusan.
Ingin menerapkan FIFO/FEFO dan pengendalian lot di Odoo? Diskusikan dengan Tim Sinergi Data Totalindo (SDT).
Catatan: tampilan dan fitur dapat menyesuaikan versi Odoo serta kebutuhan implementasi. Ditulis oleh Sinergi Data Totalindo, PT.